Efektivitas Komunikasi dalam Konteks Bisnis

1.1 Latar Belakang

Pengantar Komunikasi Bisnis

Seperti yang kita ketahui bersama jika komunikasi merupakan elemen terpenting yang diberikan Tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita menjadi mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa sosial yang menjadi harapan kita untuk tetap berperan sebagai manusia. Selain komunikasi ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis, yah bisnis, karena dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan aspresiasi. Bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama proses sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan sebaliknya, bisnis adalah komunikasi.

Kemajuan di bidang transformasi informasi (komunikasi) juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung jarak geografis. Kemajuan dibidang komunikasi (media massa) telah mempengaruhi pola-pola bisnis antarmanusia.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut:

Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi, sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa.
Bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tersebut kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dst.
Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Keberhasilan bisnis apapun tergantung pada efektivitas komunikasi. Semakin efektif sebuah komunikasi, semakin positif nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa jauh menghasilkan aksi dari audiens dan pembaca.

1.2 Tujuan Komunikasi Bisnis

Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna pesan yang diberikan kepada pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi perusahaan.
Mendapatkan tanggapan, tindakan, atau persetujuan dari si penerima pesan seperti yang diharapkan si pemberi pesan.
Penemuan diri (Personal discovery)
Untuk berhubungan dan memelihara hubungan dengan orang lain
Untuk meyakinkan
Untuk bermain dan menghibur diri
Kita mendengarkan pelawak, pembicaraan, musik dan film sebagian besar untuk hiburan.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Fungsi komunikasi dalam bisnis terdiri dari:

Fungsi Informatif

Aktivitas yang kita lakukan berperan memberikan informasi tentang bisnis kita, pada saat yang mungkin bersamaan kita juga mencari informasi tentang siapa pesaing kita, bagaimana kondisi perusahaan dan kekuatannya pada market place.

Fungsi Persuasif

Komunikasi diarahkan untuk memberikan treatment agar orang lain merubah sikap, pendapat dan perilakunya seperti yang diharapkan oleh komunikator dalam organisasi bisnis. Fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap organisasi atau lembaga tempat bekerja, dari mulai manajer hingga tukang sapu, sehinggu visi, misi, strategi dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.

Fungsi Kontrol

Tanpa adanya fungsi kontrol dalam komunikasi bisnis, operasional organisasi tidak dapat berjalan secara efektif. Artinya mengkomunikasikan atau yang harus dikerjakan atau tidak harus dikerjakan oleh bawahan atau manajer sekalipun.

Fungsi ini dapat berjalan efektif bila;

1. Informasi yang disampaikan jelas, akurat dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan

2. Komunikasi yang dilakukan sekaligus memperkaya skill bawahan

3. Membuka saluran umpan balik.

Fungsi Emosi

Fungsi emotif meningkat ke penerapan isi pesan, karena berkaitan dengan rasa suka tidak suka, benci dan cinta, puas atau tidak puas, kegembiraan dan kesedihan, menyenangkan atau kedekatan emosional lainnya.

2.1 Efektivitas Komunikasi

Efektivitas komunikasi ditentukan oleh beberapa hal :

Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.
Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
Pengendalian. Komunikan memberikan reaksi/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Sementara keterampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.

Reading
Listening
Speaking dengan membuat dan melakukan percakapan menarik, melakukan wawancara, kontak dengan kelompok-kelompok lain, membiasakan diri berpidato dan melakukan presentasi.
Writing dengan menulis surat, memo, dan laporan.

2.2 Proses Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan

Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:

Pengirim pesan (sender atau komunikator)
Pesan yang dikirimkan (message)
Bagaimana pesan tersebut disampaikan
Penerima pesan (receiver atau komunikan)
Umpan balik (feedback) atau effect.

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu maupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.
Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.
Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode).
Langkah keempat, perhatian diahlikan pada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interprestasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya.
Proses terakhir dalam komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

Completeness (Lengkap) Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
Conciseness (Singkat) Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.
Consideration (Pertimbangan) Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.
Concreteness (konkrit) Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.
Clarity (Kejelasan) Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
Courtessy (Kesopanan) Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.
Correctness (ketelitian) Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

2.3 Tantangan Kompetensi dalam Komunikasi Bisnis

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

2.4 Penerapan Ilmu Komunikasi dalam Lingkup Bisnis

Komunikasi bisnis tidak hanya mencakup komunikasi dengan kontak diluar, tetapi juga komunikasi dengan para pekerja dalam sebuah perusahaan, jika itu terlaksana maka akan sangat membantu perusahaan anda terorganisir dengan baik. Komunikasi bisnis yang effektif mungkin direpresntasikan kepada seorang manajer bisa memotivasi para pegawai, memberikan rekomendasi dan masukan untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam bisnis.

Kemampuan berkomunikasi yang effektif mutlak harus dimiliki bagi seorang pebisnis. Seorang yang cerdas belum tentu cerdas dalam mengkomunikasikan pesan-pesannya kepada orang lain. Menciptakan dan mendatangkan ide itu hal yang umum, akan tetapi kemampuan untuk mengkonversikannya menjadi sebuah presentasi yang mudah dipahami, tidak semua orang bisa. Memiliki pengetahuan tentang komunikasi yang effektif baik secara verbal maupun tulisan adalah aset bagi seorang komunikator. Komunikasi yang bisa dipahami dan direspons dengan baik akan membawa bisnis seseorang menuju gerbang kesuksesan.

Contoh kasus dan cara penyelesaian dalam konteks krisis komunikasi :

Misalnya, terjadi krisis di sebuah perusahaan karena perusahaan tersebut tertimpa issue miring yang dapat meruntuhkan eksistensi perusahaan. Cara penyelesaian adalah dengan mencari inti permasalahan yang terjadi kemudian mencarikan solusi. Kemudian mempublikkasikannya kepada pihak intern bahwa permasalah perusahaan sudah selesai dan juga kepada pihak ekstren agar citra perusahaan tidak rusak dan dapat Berjaya lagi.

(Fera Tiara Syahida, artikel 2011).

Saluran komunikasi formal : Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Sedangkan saluran komunikasi informal adalah saluran komunikasi yang terjadi tanpa ada struktur yang jelas-jelas ada.

Umumnya, komunikasi formal terjadi di antara orang-orang yang terjalin hubungan formal (seperti dalam lembaga/organisasi) ataupun komunikasi antar atasan-atasan perusahaan. Sedangkan komunikasi informal seperti, komunikasi antar divisi, antar karyawan dimana situasi untuk berkomunikasi tidak terlalu tegang dan monoton seperti kepada atasan perusahaan.

Kelebihan komunikasi non-verbal. Non-verbal sendiri banyak ragamnya seperti, kedipan mata, gerakan kepala, warna, konteks ruang dan waktu, wewangian,diam dan lain-lain. Yang menjadi istimewa adalah, setiap kegiatan non verbal yang kita lakukan baik sadar mapun tidak, semua itu tidak dapat membohongi apa yang terjadi di diri kita. Walaupun di perkataan (verbal) kita dapat berkilah tapi bahasa tubuh tidak.

Contoh dari non-verbal dalam lingkungan bisnis / organisasi:

Seorang Manajer sedang mempresentasikan evaluasi progress perushaan dalam laporan periodiknya. Semua pegawainya memperhatikan penjelasan sang Manajer, tapi tak sedikit yang mengacuhkan, bahkan jika di telusuri di barisan belakang banyak pegawai yang menekur, menguap, dan memilih menyandarkan punggungnya seolah malas mendengarkan laporan periodic perusahaan. Menekur dan menguap menandakan para pegawai bosan akan penjelasan sang Manajer. Dengan menekur, pegawai seolah-seolah dapat melepaskan beban pendengarannya dari presentasi sang Manajer.

Penutup

Komunikasi akan Efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Juga akan membantu mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang tepat, dapat mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan. Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan. Komunikasi yang effektif dalam dunia bisnis merupakan hal paling esensial guna bertahan dan mendapatkan kemajuan. Adalah fakta bahwasannya komunikasi yang sukses adalah dasar dari sebuah hubungan yang baik antara atasan dan bawahan, antara pekerja dan manajemen, dan antara pelanggan dan penjual. Sistem komunikasi yang baik dan efisien akan membantu koordinasi yang lebih baik serta kontrol yang efisien. Sistem komunikasi yang baik menghasilkan pemahaman yang jelas, produksi yang baik, dan iklim yang sehat dalam sebuah organisasi. Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik. Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu yang hampir pada saat yang bersamaan.