Peranan Sistem Informasi Manajemen

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada didalam atau dilingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

Manajemen informasi merupakan segala kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan informasi, penggunaan informasi seefektif mungkin, dan juga pembuangan terhadap informasi (yang tidak berguna) pada waktu yang tepat (McLeod, 1998).

Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Sistem Informasi Manajemen merupakan serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu mentransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer.

SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen dapat diklasifikasikan kedalam tiga tingkatan, yaitu:

·         Manajer tingkat perencanaan strategi (strategic planning); merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, dimana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaan strategi yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penetuan strategi organisasi.

·         Manajer tingkat pengendalian manajemen (manajement control); yang dikenal dengan manajer tingkat menengah, mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana strategi yang sudah ditetapkan kedalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. Misalnya, Kepala Dinas, Kepala Kantor Wilayah, Kepala Bgian/Bidang.

·         Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control) merupakan manajer tingkat bawah yang bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam kegiatan operasi.

Ouput dari sistem informasi manajemen adalah:

a.       Rencana dan anggaran

b.      Laporan yang terjadwal

c.       Laporan khusus

d.      Analisis situasi masalah

e.       Keputusan

f.       Jawaban dan pertanyaan

PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DALAM KEGIATAN MANAJEMEN

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa peran sistem informasi manajemen antara lain sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.      Perusahaan menggunakan sistem informasi manajemen untuk mempertahankan persediaan paada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

10.  SIM untuk pendukung pengambilan keputusan.

11.  SIM untuk pengendalian operasional, pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

12.  SIM untuk pengendalian manajemen, yaitu untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya.

13.  SIM untuk perencanaan starategis, tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasiakan mampu mencapai tujuannya.

14.  SIM menganalisis kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkanya.

15.  SIM berperan sebagai penyedia bagi pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Manfaat sistem informasi manajemen, SIM dapat menolong perusahaan untuk:

a.       SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

b.      SIM dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tinngkatan pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.

c.       SIM ini juga sangat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya.

REFRENSI

Wahyudi Kumorotomo dan Subandono Agus Margono. 1998. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Davis, Gordon B. 1984. Manajement Information System. Terjemahan oleh Drs. Bob Widyahartono. PT Pustaka Binaman Pressindo.

Sutono, Djoko. 2007. Modul. Sistem Informasi Manajemen. Edisi keempat. Dikeluarkan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.